Теплицький районний суд Вінницької області

ЗАТВЕРДЖЕНО

рішенням зборів суддів

Теплицького районного суду

Вінницької області

від «09» липня 2015 року № 9

(зі змінами, внесеними згідно

рішення зборів суддів Теплицького

районного суду Вінницької області

від 01.06.2016 р. №2;

від 14.12.2016 р. №6)

ЗАСАДИ

використання автоматизованої системи

документообігу

Теплицького районного суду

Вінницької області

Теплик

2015

1. Загальні положення

1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в Теплицькому районному суді Вінницької області (далі – Засади) за допомогою автоматизованої системи документообігу суду (далі – АСДС) визначають порядок функціонування автоматизованої системи в суді, урегулювання яких відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів» і Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі – Положення), затвердженого рішенням Ради суддів України № 2 від 02.04.2015 року, відноситься до повноважень зборів суддів Теплицького районного суду Вінницької області.

1.2. У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів відповідного суду новим рішенням затверджують Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в новій редакції, які вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

2. Функціональні обов’язки, права користувачів АСДС

2.1. Використання електронного цифрового підпису уповноваженими на це користувачами АСДС здійснюється в порядку, визначеному Законом України «Про електронний цифровий підпис». Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання ЕЦП, від отримання та використання ЕЦП з будь-яких підстав не допускається та тягне за собою дисциплінарну відповідальність.

3. Реєстрація вхідної кореспонденції

3.1. Вся вхідна кореспонденція, в тому числі, справи та матеріали, що підлягають розподілу між суддями, реєструються в день надходження за допомогою АСДС.

3.2. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в АСДС в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.

3.3. Внесення змін, видалення реєстраційних даних не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок.

4. Розподіл справ і матеріалів між суддями

4.1. Розподіл судових справ і матеріалів здійснюється в суді в день їх реєстрації одразу після реєстрації відповідної судової справи (після заповнення необхідних полів обліково-реєстраційної картки на справу та присвоєння справі єдиного унікального номеру та номеру провадження).

4.2. Якщо станом на 08 годину 30 хвилин дня, в якому здійснюється розподіл судових справ, не надійшло повідомлення керівнику апарату про знаходження судді на листку тимчасової непрацездатності, суддя включається в автоматизовану систему до загального списку суддів, які мають повноваження щодо здійснення процесуальних дій, для подальшого розподілу справ.

У разі виникнення обставин, що зумовлюють вибуття судді з авторозподілу після 08 години 30 хвилин, вказаний суддя направляє зборам суддів Теплицького районного суду заяву про необхідність, повторного автоматизованого розподілу справ, які надійшли в цей день та розподілені йому, якщо він не в змозі вирішити питання про відкриття провадження у цих справах»..

пункт 4.2 викладено у новій редакції

згідно рішення зборів суддів від 01.06.2016 р. №2

4.3. Виникнення поважних причин, які будуть підтверджені документально, протягом робочого дня, мають бути негайно доведенні суддею до відома керівника апарату.

пункт 4.3 викладено у новій редакції

згідно рішення зборів суддів від 01.06.2016 р. №2

4.4. Невиконання суддею правил, визначених п.4.2., п.4.3. Засад позбавляє його права посилатись на те, що справи і матеріали розподілені йому помилково та не є підставою для їх повторного розподілу.

4.5. Розподіл усіх справ і матеріалів здійснюється уповноваженими особами апарату суду, відповідальними за здійснення автоматизованого розподілу судових справ згідно з наказом керівника апарату суду.

пункт 4.6 виключено згідно рішення зборів суддів від 14.12.2016 р. №6

4.7. Результатом автоматизованого розподілу судових справ є Протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями, що автоматично створюється автоматизованою системою, форма якого встановлена Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженим Рішенням Ради суддів України № 25 від 02 квітня 2015 року.

4.8. Повторний розподіл справ і матеріалів у разі заміни головуючого судді (судді-доповідача), здійснюється з урахуванням вимог пунктів 4.1.-4.5. Засад.

пункт 4.9 виключено згідно рішення зборів суддів від 01.06.2016 р. №2

пункт 4.10 виключено згідно рішення зборів суддів від 14.12.2016 р. №6

4.11. Повторний автоматизований розподіл судових справ у визначених законодавством випадках (помилково визначена спеціалізація, неправильне налаштування табеля робочих днів суддів, недопустимість повторної участі судді в розгляді судової справи, у тому числі повторної участі судді в кримінальному провадженні, якщо він брав участь в цьому ж провадженні під час досудового розслідування, відсутність допуску або дозволу до роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, припинення повноважень (закінчення п’ятирічного строку призначення судді вперше, досягнення 65-річного віку)) здійснюється за письмовим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки), що додається до матеріалів справи. Електронний примірник такого розпорядження вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

У разі задоволення заяви про відвід (самовідвід) повторний автоматизований розподіл справ або ж заміна судді (суддів) у випадках, передбачених п.2.3.49 Положення здійснюється на підставі вмотивованого рішення про відвід (самовідвід) судді (суддів).

пункт 4.11 зі змінами

згідно рішення зборів суддів від 01.06.2016 р. №2

4.12. Не підлягають автоматизованому розподілу:

- судові справи, які надійшли до суду першої інстанції для вирішення питання про їх об’єднання у порядку, визначеному частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

- зустрічний позов та позови третіх осіб, які заявляються самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, які надійшли до суду першої інстанції, а передаються раніше визначеному судді для вирішення питання щодо спільного їх розгляду;

- передаються раніше визначеному судді заяви про скасування заходів реагування, застосованих в межах відповідної судової справи.

4.13. Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.

5. Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді

5.1. Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються тим суддям, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа.

5.2. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу) передаються також:

- судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

- судові справи про перегляд заочного рішення;

- судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями 368–373, 378 Цивільного процесуального кодексу України, статтями 259–264, 267 (крім частини дев’ятої статті 267) Кодексу адміністративного судочинства України, статтею 535 Кримінального процесуального кодексу України, статтею 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення;

- клопотання про вирішення питання, пов’язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті даним судом;

- матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

- судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, а також судові справи про адміністративні правопорушення, що надійшли до суду після доопрацювання;

- зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;

- заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;

- заяви про відновлення втраченого судового провадження;

- заяви про забезпечення позову, доказів.

пункт 5.2 зі змінами

згідно рішення зборів суддів від 01.06.2016 р. №2

5.3. Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді.

5.4. На виконання пункту 2.3.47 та з метою дотримання вимог п.2.2.4 Положення, встановити, що у разі коли після проведення розподілу судової справи раніше визначеному судді, особою відповідальною за проведення такого розподілу, буде встановлено, що раніше визначений в судовій справі головуючий суддя буде відсутній на роботі більше 5 робочих днів (перебування на довготривалому лікарняному, що підтверджується відповідними документами, відпустка, тривале відрядження, тощо), а також у разі, якщо до початку відпустки судді, якому вони мають бути передані, залишається 5 і менше робочих днів, такі справи, за вмотивованим розпорядженням керівника апарату передаються для здійснення повторного автоматизованого розподілу.

Примірник такого розпорядження та відповідні протоколи долучаються до матеріалів справи

пункт 5.4 у редакції

згідно рішення зборів суддів від 14.12.2016 р. №6

6. Розгляд справ і матеріалів стосовно неповнолітніх чи малолітніх

6.1. Кримінальні провадження або кримінальні справи, де злочини скоєні неповнолітнім чи малолітнім розглядають судді, уповноважені зборами суддів, згідно переліку (додаток № 1), з урахуванням вимог пунктів 4.1. – 4.5. Засад.

пункт 6.1 зі змінами

згідно рішення зборів суддів від 14.12.2016 р. №6

6.2. У разі уповноваження інших суддів здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх чи малолітніх, розгляд розпочатих кримінальних проваджень (справ) закінчується визначеними суддями.

7. Слідчі судді

7.1. Повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом, здійснюють слідчі судді, обрані зборами суддів, згідно переліку (додаток № 2).

пункт 7.1 зі змінами

згідно рішення зборів суддів від 14.12.2016 р. №6

7.2. Розподіл судових справ із судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом, здійснюється серед слідчих суддів з урахуванням вимог пунктів 4.1. – 4.5. Засад, а у неробочий час, святкові та вихідні дні також з дотриманням графіку чергування, затвердженого зборами суддів.

8. Коефіцієнт форми участі

8.1. Коефіцієнт, що враховує форму участі судді у розгляді судової справи, для головуючого судді (судді-доповідача) при одноособовому розгляді справи дорівнює — 1.

8.2. Коефіцієнт, що враховує форму участі судді у розгляді судової справи, для головуючого судді при колегіальному розгляді дорівнює — 1.

8.3. Коефіцієнт, що враховує форму участі судді у розгляді судової справи, для судді учасника колегії дорівнює — 0,5.

8.4. Коефіцієнт, що враховує форму участі судді у розгляді судової справи, для запасного судді дорівнює — 0,5.

9. Особливості розподілу справ у разі виконання суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя

9.1. Відсоток справ, що підлягає розподілу для розгляду суддею, у разі виконання ним інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя для голови суду дорівнює 100 % справ (незалежно від виконання/невиконання ним функцій слідчого судді).

9.2. Відсоток справ, що підлягає розподілу для розгляду суддею, у разі виконання ним інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя для заступників голів суду дорівнює 100 %.

9.3. Збори суддів мають право зменшити навантаження щодо розгляду справ на суддів, які обіймають адміністративні посади в суді, а також є членами Вищої ради юстиції, Ради суддів України або здійснюють науково-викладацьку діяльність в Національній школі суддів України, але не більше як на шістдесят відсотків порівняно з навантаженням інших суддів.

10. Засади формування колегій суддів

10.1. Визначення колегії суддів для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою суду під час реєстрації відповідних документів, а також в інших випадках визначення складу суду на будь-якій стадії судового процесу, за принципом випадковості та в хронологічному порядку надходження справ.

10.2. У разі колегіального розгляду справи, склад колегії суддів визначається автоматизованою системою відповідно до вимог підпункту 2.3.23 пункту 2.3 Положення.

пункт 10.2 викладено у новій редакції

згідно рішення зборів суддів від 01.06.2016 р. №2

10.3. При призначенні учасників колегії участь у розподілі на справу приймають судді незалежно від того, слухають вони спеціалізацію з розгляду даної справи, чи ні.

10.4. У разі розгляду справи за участю присяжних і народних засідателів їх персональний склад визначається за допомогою автоматизованої системи.

10.5. У разі колегіального розгляду справи, склад колегії є незмінним, відповідно до визначеного процесуальним законодавством принципу незмінності складу суду.

Тимчасова відсутність судді-члена колегії, не може бути підставою для зміни складу колегії суддів.

У разі неможливості продовження розгляду справи одним із суддів-членів колегії (призов на військову службу, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, довготривале перебування на лікарняному або у відпустці тощо) заміна судді-члена колегії здійснюється автоматизованою системою на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) на виконання службової записки головуючого судді у справі з метою дотримання передбаченого законом строку розгляду цієї справи у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.23 пункту 2.3 Положення.

Електронний примірник такого розпорядження вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

У разі задоволення відводу або самовідводу заміна судді здійснюється автоматизованою системою на підставі рішення про відвід (самовідвід) у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.23 пункту 2.3 Положення.

пункт 10.5 викладено у новій редакції

згідно рішення зборів суддів від 01.06.2016 р. №2

10.6. У разі необхідності розгляду судової справи колегією суддів після проведення автоматизованого розподілу судової справи між суддями здійснюється повторний автоматизований розподіл судової справи з метою збільшення складу суду у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.23 пункту 2.3 Положення.

доповнено пунктом 10.6

згідно рішення зборів суддів від 01.06.2016 р. №2

11. Керівник апарату суду

11.1. Керівник апарату суду щорічно (у разі необхідності – в інший термін) звітує перед зборами суддів з питань функціонування автоматизованої системи документообігу суду, стану розподілу судових справ з метою дотримання збалансованого навантаження на суддів.

11.2. Керівник апарату суду на письмову вимогу судді надає інформацію щодо стану навантаження на кожного суддю.

12. Внесення до автоматизованої системи відомостей щодо набрання судовим рішенням законної сили

12.1. Відомості про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції), із одночасним здійсненням контрольної функції щодо повноти і своєчасності заповнення ОСК, вносяться особами, які визначені керівником апарату.

13. Надання інформації про стан розгляду судових справ

13.1. На виконання вимог закону надається інформація щодо дати надходження судової справи до суду, єдиного унікального номера судової справи, номера провадження, прізвища учасників процесу, дати та часу призначення судової справи до розгляду, місця проведення судового засідання, дати розгляду судової справи, а також інформація про надходження апеляційних чи касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за ново виявленими обставинами, заяв про перегляд судових рішень Верховним судом України та їх розгляду.

13.2. Видача копії судового рішення здійснюється відповідно до процесуального законодавства, Закону України «Про доступ до судових рішень».

13.3. Виконавчий документ формується в автоматизованій системі та видається (надсилається) відповідно до чинного законодавства в роздрукованому вигляді (шляхом роздрукування оригіналу відповідного електронного документу суду).

13.4. На сайті суду в складі веб-порталу судової влади України щоденно оприлюднється:

- список судових справ, призначених до розгляду;

- список апеляційних скарг;

- список автоматично розподілених судових справ;

- інформація щодо стадії розгляду справи.

Не оприлюднюється інформація щодо сторін та суті судової справи, якщо таке обмеження встановлено чинним законодавством.

14. Централізоване зберігання процесуальних та інших документів, виготовлених в суді

14.1. Електронні примірники судових рішень та інших документів, виготовлених у суді, а також електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї (в тому числі визначення уповноваженої особи апарату суду, відповідальної за здійснення автоматизованого розподілу судових справ), розпоряджень керівника апарату суду щодо призначення повторного автоматичного розподілу судових справ, наказів голови суду про відрядження (про скасування наказів про відрядження) суддів, рішень (витягів з рішень) зборів суддів що стосуються внесення змін до автоматизованої системи розподілу справ, актів щодо знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу сервера автоматизованої системи та інших умов, що впливають на функціонування автоматизованої системи відповідно до цього Положення, протокол передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді створюються в автоматизованій системі із застосуванням вбудованого редактору текстів з використанням спеціальних шаблонів, які передбачають використання відповідних полів вводу показників із переліку відомостей про судову справу(перелік показників передбачається змістом кожного окремого документа).

Електронний примірник кожного документа зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" та засвідчується ЕЦП особи, яка підписала цей документ.

Доступ для коригування зазначених документів автоматично блокується автоматизованою системою.

14.2. З метою ідентифікації документа та його швидкого пошуку в автоматизованій системі для кожного документа автоматизованою системою автоматично формується унікальний ідентифікатор. Структура унікального ідентифікатора є такою: код бази даних суду, унікальний ідентифікатор документа в базі даних суду, тип документа та тип юрисдикції.

14.3. При роздруківці документа на кожній його сторінці автоматизованою системою автоматично зазначається штамп ЕЦП. Структура штампу ЕЦП є такою: автор підпису, дата підпису, ідентифікатор підпису.

У такий спосіб створюються оригінали електронних документів суду, які зберігаються в базі даних автоматизованої системи документообігу суду та надсилаються в автоматичному режимі до центральної бази даних автоматизованої системи.

14.4. Електронна картка судової справи разом з електронними документами, що додані до картки судової справи, автоматично пересилаються до центральної бази даних автоматизованої системи не рідше одного разу на дві години.

15. Надсилання електронних документів до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ

15.1. Оригінали електронних судових рішень, засвідчені ЕЦП, направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень у порядку, визначеному Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень. Кожен суддя несе персональну відповідальність за несвоєчасне направлення прийнятих ним рішень до ЄДРСР.

15.2. Надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ здійснюється автоматизованою системою в автоматичному режимі відповідно до регламентів, затверджених спільними наказами ДСА України та відповідних державних органів і установ.

16. Форс-мажорні обставини

16.1. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до Положення фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

16.2. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у п.16.1. Засад обставин.

16.3. У разі настання зазначених у п.16.1. Засад обставин, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла) здійснюється між слідчими суддями в порядку черговості за алфавітним принципом з дотриманням вимог щодо передачі справ раніше визначеному автоматизованою системою судді з подальшим внесення даних до АСДС після усунення обставин, що обумовили неможливість її функціонування.

16.4. У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.

17. Відповідальність

пункт 17.1 виключено згідно рішення зборів суддів від 14.12.2016 р. №6

17.2. Навмисне внесення недостовірних даних в АСДС, допущення інших порушень які могли вплинути або вплинули на розподіл справ і матеріалів між суддями, працівником канцелярії суду, відповідальним за реєстрацію справ і матеріалів, може бути підставою для дисциплінарної відповідальності відповідно до Правил внутрішнього трудового розпорядку.

Додаток №1

До п.п. 6.1. п.6 Засад використання автоматизованої системи документообігу Теплицького районного суду Вінницької області

Перелік

суддів, які мають повноваження розглядати кримінальні провадження (кримінальні справи), де злочини скоєні неповнолітнім чи малолітнім

№з/п	П.І.Б. судді	Дата та номер рішення зборів суддів	Строк призначення
1.	Задорожна Лариса Іванівна	№2 від 01.06.2016	3 роки (06.06.2019)

Додаток №2

До п.п.7.1. п.7 Засад використання автоматизованої системи документообігу Теплицького районного суду Вінницької області

Перелік слідчих суддів

№з/п	П.І.Б. судді	Дата та номер рішення зборів суддів	Строк призначення
1.	Задорожна Лариса Іванівна	№8 від 23.06.2015	3 роки (22.08.2018)
2.	Герман Олександр Сергійович	№4 від 20.09.2016	2 роки (20.09.2018)