Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
Додаток 1
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ керівника апарату
Теплицького районного суду Вінницької області
«08» 02. 2024 №9/о
П О Л О Ж Е Н Н Я
ПРО ВІДДІЛ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДОКУМЕНТООБІГУ (КАНЦЕЛЯРІЯ) ТЕПЛИЦЬКОГО РАЙОННОГО СУДУ ВІННИЦЬКОЇ ОБЛАСТІ
Положення про відділ забезпечення документообігу (канцелярія) Теплицького районного суду Вінницької області (далі - Положення) встановлює єдині засади діяльності, обсяг посадових обов'язків та основні вимоги щодо їх виконання, права та відповідальність працівників відділу забезпечення документообігу (канцелярія) Теплицького районного суду Вінницької області (далі – відділ).
Відділ утворюється та функціонує в структурі апарату суду відповідно до ст. 155 Закону України «Про судоустрій і статус суддів».
Відділ є структурним підрозділом Теплицького районного суду Вінницької області та у своїй діяльності безпосередньо підпорядковується начальнику відділу забезпечення документообігу (канцелярія) (далі – начальник відділу).
Положення про відділ затверджується наказом керівника апарату суду.
Зміни і доповнення до Положення вносяться наказом керівника апарату суду.
Робота відділу ведеться згідно затвердженого плану роботи суду. План затверджується керівником апарату суду.
Відділ в своїй діяльності керується Конституцією України, Кодексом законів про працю України, Цивільним процесуальним кодексом України, Кодексом адміністративного судочинства України та іншими кодексами України, Законами України "Про судоустрій і статус суддів", "Про державну службу", "Про запобігання корупції" та іншими законами України, актами Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, актами законодавства та нормативними документами, що регламентують діяльність судових органів та державної служби, цим положенням.
Здійснення роботи з документального забезпечення роботи суду.
Здійснення роботи щодо обліку документообігу суду.
Здійснення роботи з обліку звернень громадян та юридичних осіб.
Здійснення прийому громадян.
Забезпечення статистично-аналітичної роботи суду.
Забезпечення зберігання речових доказів.
Взаємодія з іншими структурними підрозділами суду з питань, що стосуються діяльності відділу.
Забезпечує щоденне прийняття, реєстрацію, розподіл вхідної кореспонденції, що подається до суду з дотриманням загальних правил ведення діловодства в суді та порядку роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді до надіслання за призначенням або передавання в архів суду, звернення до виконання судових рішень.
Забезпечує належний прийом, реєстрацію справ, заяв та інших передбачених законом документів (заяв, клопотань, скарг тощо), що подаються до суду та їх передачу суддям на підставі даних автоматизованої системи документообігу суду (далі – АСДС).
Забезпечує передачу зареєстрованих документів працівникам апарату суду на виконання по АСДС і під розписку.
Забезпечує своєчасне введення до АСДС достовірних даних.
Забезпечує реєстрацію та відправку вихідної кореспонденції, що направляється за межі суду.
Забезпечує ведення документів первинного обліку, номенклатурних справ та відповідає за достовірність та своєчасність їх складання та оформлення.
Забезпечує облік та зберігання судових справ, речових доказів, документів первинного обліку.
Забезпечує приймання, облік, реєстрацію апеляцій, апеляційних скарг на судові рішення.
Здійснює роботу щодо направлення судових справ із скаргами, поданнями до судів вищих інстанцій та повідомлення учасників процесу про день, час та місце розгляду справ (в разі необхідності).
Забезпечує своєчасне та якісне звернення судових рішень до виконання та здійснює контроль за одержанням повідомлень про їх виконання та своєчасне приєднання до судових справ.
Забезпечує облік виконавчих документів, які передаються для виконання до державної виконавчої служби; здійснює відкликання виконавчих документів у разі припинення виконання.
Формує номенклатуру справ суду згідно наданих пропозицій та після погодження з відповідними державними архівними установами подає на затвердження голові суду.
Забезпечує підготовку та передачу до архіву суду судових справ за минулі роки, провадження у яких закінчено, а також іншої документації суду за минулі роки.
Здійснює прийом, реєстрацію, облік звернень громадян, фізичних та юридичних осіб, об'єднань громадян, за дорученням керівника апарату або голови суду здійснює підготовку проектів відповідей на звернення.
Веде облік та контроль за виконанням судових доручень, що надійшли з інших судів України та іноземних держав.
Забезпечує ведення обліково-статистичних карток в електронному вигляді, забезпечення внесення до обліково-статистичних карток відповідної інформації.
Здійснює статистичну та аналітичну роботу суду, у тому числі з питань організації діловодства в суді.
Організовує та здійснює підготовку довідок, інформацій для використання в діяльності суду.
Проводить аналіз стану діловодства в суді за підсумками кожного звітного періоду, розробляє пропозиції з підвищення рівня цієї роботи.
Забезпечує зберігання документів, які надійшли до відділу.
Здійснює прийом громадян, видачу копій судових рішень, інших документів, які зберігаються у відділі та судових справ для ознайомлення учасникам судового розгляду відповідно до встановленого порядку.
Приєднує до судових справ, які зберігаються у відділі, документи, що підтверджують виконання судових рішень.
Забезпечує своєчасну та належну доставку за призначенням судових справ, іншої судової документації.
Організує ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом згідно з вимогами відповідної інструкції.
Розробляє заходи, спрямовані на вдосконалення діловодства, організацію роботи з документального забезпечення діяльності суду.
За дорученням начальника відділу, здійснює контроль за виконанням окремих розділів плану роботи суду.
Виконує доручення начальника відділу щодо організації роботи відділу.
Виконання вимог Інструкції з діловодства та збереження процесуальних та інших документів, а також нерозголошення інформації з обмеженим доступом, що міститься в них.
Структура, чисельність працівників відділу визначаються штатним розписом Теплицького районного суду Вінницької області, затвердженим у встановленому законом порядку територіальним управлінням Державної судової адміністрації України в Вінницькій області і має забезпечувати якісне виконання покладених на відділ завдань і функцій.
За структурою до складу відділу входять - начальник відділу, старший секретар суду, секретар суду, діловод.
Відділ очолює начальник відділу, який призначається на посаду і звільняється з посади наказом керівника апарату суду з дотриманням вимог законодавства про державну службу та трудового законодавства.
Начальник відділу:
У разі відсутності начальника відділу його обов'язки виконує старший секретар суду.
У разі відсутності старшого секретаря або неможливості здійснення ним своїх повноважень його обов'язки виконує працівник канцелярії, призначений керівником апарату.
Працівники відділу призначаються на посади та звільняються з посад наказом керівника апарату суду з дотриманням вимог законодавства про державну службу та трудового законодавства.
Документація відділу ведеться відповідно до установленого в суді порядку та згідно із затвердженою номенклатурою справ, а також у відповідності до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України.
Права та обов’язки працівників відділу визначаються їх посадовими інструкціями, що затверджуються наказом керівника апарату суду.
Працівники відділу, відповідно до їх прав та обов'язків, визначених посадовими інструкціями, наказами, розпорядженнями керівника апарату суду, вносять до бази даних АСДС передбачену Положенням «Про автоматизовану систему документообігу суду» інформацію та згідно із законодавством несуть відповідальність за її достовірність.
Працівники відділу мають право:
Працівники відділу наділені іншими правами, визначеними посадовими інструкціями.
Працівники відділу зобов'язані:
Працівники відділу відповідно до Кодексу законів про працю України, Закону України «Про державну службу», Закону України «Про запобігання корупції» несуть відповідальність за порушення трудової дисципліни, неякісне або несвоєчасне виконання посадових обов'язків і завдань, бездіяльність або невикористання наданих йому прав, порушення норм етичної поведінки державного службовця та обмежень, пов'язаних із прийняттям на державну службу та її проходженням.
Начальник відділу забезпечення
документообігу (канцелярія) Ірина БЕРБЕЦЬ
_03_03.png)
